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ECM die Entscheidung


ECM die Entscheidung
ECM (Enterprise Content Management)

Enterprise Content Management umfasst die Technologien zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Content und Dokumenten zu Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben. Enterprise steht für unternehmensweit im Sinne einer einheitlichen, von allen Beteiligten im Unternehmen nutzbare Lösung. Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management wird im Sinne eines Softwaresystems benutzt und steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.

Welche Komponenten bilden ein ECM System?


Þ  Archiv - Langzeitarchivierung ILM
Þ  DMS - Dokument Management System
Þ  Workflow - Business Process Management
Þ  E-Mailarchivierung
Þ  Filesystemarchivierung
 
•  Applikation, die das unveränderliche Speichern von elektronischen Dokumenten gewährleistet
•  Zusätzliche Attribute (Rechnung mit Rechnungsnr., ...)
•  Dokument-Historie, Rechteverwaltung
•  Suche nach Attributen, Metadaten und Inhalten
•  Unterstützt „revisionssichere“ Systeme - z.B. optische Medien
Þ  Ziel: Sichere Dokumenten und Informationsaufbewahrung, Langzeitmedien inkl. HSM „Revisions“-Sicherheit

DMS-Dokument Management System
 
Dokument Management System DMS – Definition 
Unter Dokumentenmanagement DMS versteht man die Verwaltung von ursprünglich meist papierbehafteten Dokumenten. Die klassische Form des Dokumentenmanagements ist die Archivierung. Um das Wiederauffinden der Dokumente zu ermöglichen, werden sie nach bestimmten Kriterien gekennzeichnet. Die Kriterien hängen von der Art des Archivs ab und können z. B. das Erscheinungsjahr, das Dokumentenformat, den Autor, den Gegenstand und viele andere Kriterien herausstechend darstellen. Diese Referenzschlüssel finden sich dann in den Katalogen, so dass man mit ihrer Hilfe die Dokumente auffinden kann. Heute werden die Kataloge meist elektronisch zur Verfügung gestellt. Dazu gibt es auf Rechnern Softwaresysteme, die eine Datenbank mit den Dokumentendaten beinhalten und verschiedene Zugangswege zur Pflege (insbesondere Ergänzung) der Datenbank sowie zur Suche zur Verfügung stellen. Solche Systeme heißen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Während man früher ohne Kenntnis des Aktenzeichens z. B. bei einer Behörde keine Chance hatte, an seine Unterlagen zu kommen, so gibt es mit Hilfe elektronischer DMS auch die Möglichkeit, diese anhand anderer Kriterien zu ermitteln.
 
Was ist ein DMS ...?
Þ Applikation, die das strukturierte Ablegen von elektronischen Dokumenten gestattet
Þ Unterstützung des Änderungsprozesses der Dokumente mit Versionierung und Historie
Þ Leistungsmerkmale und Suchen wie bei Archivanwendungen
Þ Lebenszyklus für Dokumente
Þ Ziel: Beschleunigung von Geschäftsprozessen, Effizienzsteigerung

Vorteile
Þ  Weniger Lagerkosten für große Papierarchive
Þ  Wegfall von Bereinigungsarbeiten bei Altakten
Þ  Effiziente Prozesse, weil Mitarbeiter nicht durch Suchen unterbrochen werden
Þ  Schnelle Transportwege
Þ  Effiziente Eingangspostverwaltung
Þ  Keine Wiederherstellungskosten bei Aktenverlusten
Þ  Erfüllung rechtlicher Vorgaben (HGB/AO, GoBS, GdpdU)

Workflow-Business Process Management

Business Process Management-Systeme stellen die umfangreichste Klasse von prozessbezogenen Software-Systemen dar, die ebenso wie Enterprise Application Integration (EAI)-Systeme zur Integration von Anwendungen und Informationssystemen im Unternehmen dienen. Darüber hinaus übernehmen sie aber auch die Ablaufsteuerung der automatisierbaren Teile von Geschäftsprozessen. Damit umfassen sie zusätzlich wesentliche Funktionalitäten von Workflow Management-Systemen.
Was versteht man darunter …?
•  Modellierung von Unternehmensprozessen, z.B.
-  Rechnungsfreigabe
-  Reisekostenantrag
-  Urlaubsantrag
•  Prozesse bestehen hauptsächlich aus
-  einem Startpunkt
-  einem Endpunkt
-  automatischen Schritten
-  Aufgabenschritten für Personen / Gruppen
Vorteile
•  Es gehen keine Prozesse „verloren“
•  Abläufe werden beschleunigt
•  Der Prozess wird auf jeden Fall wie definiert ausgeführt
•  Prozessänderungen werden zum gewünschten Zeitpunkt aktiv
•  Schwachstellen (zum Beispiel personelle Unterbesetzung) können schnell analysiert werden
•  Liegezeit und Eskalation kann für die Prozessschritte definiert werden
•  Flexibilität bleibt dennoch erhalten, z.B. durch Rückfragen
•  Informationsweiterleitung kann ebenfalls automatisiert werden
 
E-Mailarchivierung

Was versteht man unter E-Mailarchivierung …?
 
Sichere Ablage der Mails in einem Archivsystem
Þ  Automatische Ablage der Mails nach definierten Regeln
Þ  Ansicht / Zugriff aus Outlook Lotus Notes soll für den Benutzer gleich bleiben
Þ  Strukturierte Suchen über Mails und Anlagen

Vorteile
•  Entlastung des Mailservers
•  Erweiterte Suchmöglichkeiten nach
-  Absender, Empfänger
-  Maildatum
-  Mailinhalt
-  Inhalt der Attachments

Þ  Transparente Ablage aller Informationen in einem System effiziente Suchen
Þ  „Ordnung“ durch automatisierte Ablage
Þ  Rechtskonformer Umgang mit Mails nach aktueller Gesetzgebung (GDPdU, SOX)

Filesystemarchivierung


Was ist Filesystemarchivierung
Fileserver werden in allen Unternehmen als zentrale Datenquellen verwendet; die dort abgelegten Informationen werden keiner Kontrolle unterzogen
=>  Datenbestände wachsen
=>  Strukturen wachsen
=>  alte Informationen werden nicht gelöscht
=>  Suchen kaum möglich

• Fileserver müssen entlastet werden
•  ILM (Information Lifecycle Management)
•  HSM (Hierarchical Storage Management)
•  Die Informationen müssen bedarfsgerecht verwaltet werden
•  Daten Historie trotz gelöschter information
•  Schnelle Datenwiederherstellung durch „delete“ Chache
•  Mit windream keine neue Anwendung, sondern normaler Explorer
•  ALLE Informationen in einem System auf Knopfdruck
 
Technik von windream
•  Weltweit einmalig: komplette Integration des DMS in das Windows Betriebssystem
•  Dokumentenmanagement UND Archiv integriert in einem einzigen Produkt
•  Integrierte professionelle Lebenszyklusverwaltung
•  Dokumentsuchen über Indexdaten UND Volltext
•  Workflow und über 100 Anbindungen an andere Systeme
•  Skalierbar von 1 – mehreren 1.000 Benutzern
Alleinstellungsmerkmale
•  Keine Benutzerschulung erforderlich !
•  Läuft mit JEDER Applikation !
•  Einfach zu installieren
•  Sogar als Ersatz von Fileservern einsetzbar
•  Günstiger Preis
Sicherheit
•  Rechtsgutachten für die Archivierung auf einmal beschreibbaren Medien
•  Rechtsgutachten für die Archivierung auf veränderbaren Medien (Festplatten)
BARC Studie
•  Das Business Application Research Center in Würzburg bietet die einzige unabhängige Studie zu ECM Systemen an
•  windream ist bestes Produkt der 14 international führenden ECM-Systeme sowohl 2005, als auch 2007
Computerwoche zu windream
•  Computerwoche: „ECM-Systeme dürfen nicht stören“ sowie „Mit dem „Virtual File System“ existiert eine im Markt einzigartige Integration des ECM-Systems in das PC-Betriebssystem.“




Einsatzmöglichkeiten
•  Datenarchivierung (SAP, Navision, Mails, etc.)
•  Dokumentenmanagement, sogar Ablösung von Fileservern
•  Prozess-Management
•  E-Mail Management - E-Mail Archivierung
•  Ersatz Papierarchive
•  Informationsserver (Mitarbeiter-/Kunden) auch über Web
•  Informationsverteilung (‚selbsttragende CDs‘)
•  Infrastrukturanwendung
•  Plattform für eigene Anwendungen



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E-Mail Archivierung




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