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Office-Bundle

In der heutigen Bürowelt wird Tag für Tag eine Vielzahl an Dokumenten erstellt, verwaltet und verteilt. Die Bearbeitung, Bereitstellung und Archivierung von Briefen, Rechnungen, Presseartikeln, Verträgen aber auch E-Mails und anderen Korrespondenzen bestimmt zunehmend den Büroalltag und nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. Jedes Dokument wird in der dafür vorgesehenen Ablage vorgehalten – E-Mails im Groupware-Tool, Papierdokumente in Hängeregistern oder im Archiv-Depot und elektronische Dateien auf lokalen Festplatten oder Dateiservern.
 

Diese heterogene Ablagestruktur der Dokumente hat für den Büroalltag gravierende Folgen, denn ein großer Teil der Arbeitszeit wird mit unproduktiver Tätigkeit wie Suchen, Ablegen und Kopieren verbracht.

Die Lösung: Das windream Office-Bundle.

Daswindream Office-Bundle wurde speziell dazu entwickelt, diese Probleme zu minimieren und alle Dokumente im Enterprise-Content-Management-System windream an einem zentralen Speicher ort zu verwalten. Das windream Office-Bundle ist ein Lösungspaket zur Automatisie rung der Dokumentenverwaltung in Unternehmen jeglicher Größe. Es umfasst Module für folgende Anwendungen:
Þ        Archivierung von E-Mails aus MS Outlook oder Lotus Notes in windream
Þ        Automatische Datenübernahme aus MS-Word-Dokumenten zur Indizierung.

windream- E-Mail-Archivierung für MS Outlook oder Lotus Notes.

Diese Lösung ermöglicht es Anwendern, E-Mails direkt von einem MS Outlook- oder Lotus Notes-Client im windream-ECM-System strukturiert zu archivieren. Dabei besteht die Option, Anhänge einer E-Mail automatisch als einzelne Dateien zu indizieren und zu archivieren. Die Ablage im ECM-System kann anhand von benutzerspezifischen Einstellungen auf Arbeitsplatz- beziehungsweise Benutzerebene konfiguriert werden. Die windream-E-Mail-Archivierung bietet windream-Benutzern die Möglichkeit, ihre Nachrichten sicher, strukturiert und leicht auffindbar im windream-ECM-System zu speichern. Alle E-Mails können nach der Ablage in windream manuell oder automatisch aus der E-Mail-Anwendung gelöscht werden.

Automatisierte Datenübernahme aus MS Word zur Indizierung von Dokumenten.

Dieses Modul des Office - Bundles ermöglicht die automatische Datenübernahme aus einem Word -Dokument zur Indizierung mit einem zugewiesenen windream - Dokumenttyp. Die Konfiguration lässt sich so anpassen, dass die Indizierung von Dokumenten komplett im Hintergrund durchgeführt wird. Anwender brauchen die Indexkriterien nun nicht mehr manuell in den Eigenschaften-Dialog eintragen. Stattdessen wird ein Skript ausgeführt, das diesen Prozess automatisch steuert. Es greift dabei auf Word-spezifische Felder zurück, die in Word-Vorlagen eingefügt wurden. Anhand der Textmarken in den Vorlagen erkennt das Skript, welche Informationen aus einem Word-Dokument als Indexeintrag an windream zu übergeben sind. Eine weitere Einstellung ermöglicht das nachträgliche Anzeigen des Eigenschaften - Dialogs mit bereits ausgewähltem Dokumenttyp und vorbelegten Indexfeldern, die mit den aus dem Word-Dokument extrahierten Informationen gefüllt sind. Die Indexdaten können über die Schaltfläche „Felder aktualisieren“ jederzeit auf den neuesten Stand gebracht werden.

Fazit:

 

 

 




Office-Bundle




Filesystem Archivierung




Das Windream Archiv




DMS und Archivsystem Module




Das DMS für den Einzelplatzbetrieb


PDF-Download Solo
[159 KB]


Komfortabler Dokument-Import


PDF-Download Imaging
[572 KB]

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