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Kofax Capture

So gut wie alle Unternehmen, die ihre Dokumente, Belege und sonstigen Informationen elektronisch verwalten, benötigen neben einem modernen ECM - System wie windream auch ein leistungsfähiges Werkzeug zur Erfassung eingehender Papierdokumente. Scanner habe sich hier bestens bewährt, da sie im Zusammenspiel mit geeigneten Software Lösungen einen sehr hohen Bedienkomfort bieten – vorausgesetzt, sie werden in eine IT – Infrastruktur integriert, die es Anwendern erlaubt, den gesamten Erfassungsprozess zu automatisieren.

Mit Kofax Capture

und dem „Kofax Capture für windream Release Modul“ ist eine Lösung für das ECM-System windream erhältlich, die genau diesen Anspruch erfüllt.

Erfassen, indizieren und ablegen in einem Arbeitsgang

Alle Dokumente und Formulare werden zunächst mit Kofax Capture über Scanner erfasst. Das System analysiert die digitalisierten Dokumente und generiert Indexinformationen aus ihrem Inhalt. Diese Indizes nutzt windream zur Verwaltung der Belege. Die digitalisierten Dokumente werden über ein modifiziertes Freigabemodul an windream übergeben. Während der Ausführung dieses speziell an windream angepassten Skripts kann die Software-Lösung sowohl den windream-Dokumenttyp als auch die Indexdaten eindeutig zuordnen. Dies macht eine mühsame manuelle Eingabe von Indexkriterien überflüssig. Der vorgesehene Speicherort der erfassten Dokumente ist frei wählbar.

Verarbeitung in Stapeln

Durch die Formularverarbeitung werden Dokumente eines gemischten Stapels automatisch identifiziert und klassifiziert. Die aufwändige Vorbereitung der Papierdokumente für den Scanprozess wird dadurch wesentlich vereinfacht.

Skalierbar nach individuellen Anforderungen

Die Verarbeitung hunderter Dokumente am Tag ist mit einer Kofax-Capture-Einzelplatzinstallation und dem windream-ECM-System kostengünstig realisierbar. Die Scanlösung gestattet aber auch die Verarbeitung wesentlich größerer Dokumentstapel. Die Installation in einem Netzwerk erlaubt es Anwendern, beliebige Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Scan-, Erkennungs-, Validierungs- und Freigabemodulen zu kombinieren. Auch stetig wachsende Papierstapel können problemlos verarbeitet werden.

Primäre Funktionen des Freigabemoduls

Das windream-Freigabemodul bestimmt, mit welchen Indizes die erfassten Dokumente in windream gespeichert werden. Folgende Aufgaben sind konfigurierbar:

Þ        Verknüpfung einer Kofax - Capture - Dokumentklasse mit einem windream Dokumenttyp;
Þ        Zuordnung der Indizes einer Kofax – Capture - Dokumentklasse zu den Indizes eines windream Dokumenttyps;
Þ        Freie Auswahl des windream – Ablageordners
Þ        Bestimmung des Image-Formats (TIFF oder PDF)
Þ        Volltext-Extraktion und Übergabe an windream

Validierung ohne Fehler

Damit der Übergabeprozess einwandfrei und automatisch funktioniert, muss ein Administrator die Kofax-Capture-Indexfelder den entsprechenden Feldern der windream-Indexmasken einmalig zuordnen. In diesem Zusammenhang können mögliche Fehlerquellen durch unzulässige Feldverknüpfungen zwischen Kofax Capture und windream über einen speziellen Validierungsdialog sofort überprüft werden. Fehlerhafte Indexzuordnungen lassen sich somit von vornherein ausschließen.

Dateiformate und Kompression

Kofax Capture und das Kofax – Capture – für - windream- Freigabemodul unterstützen folgende Dateiformate und Kompressionsstufen:

Þ        TIF: Group 3/2D, Group 3 und Group 4
Þ        TIFF - JPEG - Kompression
Þ        TIFF-Kompression
Þ        Multipage - TIFF
Þ        JPG: JPEG-Kompression
Þ        PCX: Pack-Byte-Kompression
Þ        PDF: benötigt Adobe Acrobat Capture 2.01 oder höher

 

Fazit:

 

 

 




Kofax Capture




Filesystem Archivierung




Das Windream Archiv




DMS und Archivsystem Module




Das DMS für den Einzelplatzbetrieb


PDF-Download Solo
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Komfortabler Dokument-Import


PDF-Download Imaging
[572 KB]

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