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Signature

Im Zuge ständig wachsender Datenströme und immer komplexerer elektronischer Archive gewinnt die Sicherheit und der Authentizitätsnachweis gespeicherter Dokumente zunehmend an Bedeutung. Durch die gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland und in der Europäischen Union sind elektronische Dokumente und Papier dokumente rechtlich gleichgestellt. Dieser Aspekt ist bei der Verwaltung elektronischer Informationen unbedingt zu berücksichtigen. Eine elektronische Rechnung beispielsweise ist aber nur dann rechtsverbindlich, wenn sie vom Absender mit einer elektronischen Signatur versehen worden ist.

Die elektronische Signatur

weist nicht nur die Authentizität des Absenders nach, sondern auch die Integrität der übertragenen Daten. Eine qualifizierte elektronische Unterschrift verfügt über die gleichen rechtsverbindlichen Eigenschaften wie eine eigenhändige Unterschrift. Mit windream Signature hat die windream GmbH eine einfach zu bedienende Software- Lösung entwickelt, die es Anwendern ermöglicht, die in windream abgelegten Dokumente digital zu signieren.

Verschiedene Wege.

Unabhängig von der Frage, ob ein Dokument bereits mit einer Signatur versehen ist oder nicht und welche Arten von Infor mationen (zum Beispiel E-Mails) zu verwalten sind – alle in windream erfassten Dokumente müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sicher gespeichert werden. Eine weitere, wichtige Forderung der Anwender besteht darin, die Signierfunktionen – wie zum Beispiel die Vergabe, Überprüfung und Anzeige von Signaturen beziehungsweise deren Zertifikate – schnell und einfach direkt aus dem ECM-System heraus ausführen zu können. Auch diese Anforderung erfüllt windream Signature vorbildlich, denn der Befehl zum Signieren der Dokumente ist in das Kontextmenü des Windows Explorers integriert. Diese Integration ermöglicht es vor allem, auch mehrere markierte Dokumente über einen schnell erreichbaren Befehl in einem Arbeitsgang elek tronisch zu unterschreiben.

Signieren in windream.

Dokumente, die bereits in windream gespeichert sind, lassen sich darüber hinaus auch über die Registerkarte „Signatur“ unterschreiben, die zusätzlich zu den bekannten windream-spezifischen Register karten in den Dateieigenschaften- Dialog integriert worden ist. Über diese Registerkarte können sich Anwender auch bereits bestehende Signaturen in einer Liste anzeigen lassen.

Prüfen.

Anwender können über die Signaturen-Registerkarte jederzeit die Signatur eines gespeicherten Dokuments auf Korrektheit und Gültigkeit überprüfen. Unabhängig davon, die Signatur korrekt oder bereits abgelaufen ist, ob sie gültig oder ungültig ist oder ob Dokument verändert wurde – der aktuelle Status einer Signatur lässt sich über den Prüfen- Befehl schnell abrufen.

Aus gutem Grund.

Der Grund einer Signierung – zum Beispiel „Gelesen“, „Beglaubigt“ oder „Genehmigt“ – wird zusammen mit der elektronischen Unterschrift aus einer Liste ausgewählt. Die Listeneinträge werden von autorisierten Systemverwaltern in der Administrationsanwendung windream Management Console (WMC) festgelegt.

Einzel- oder Multiselektion.

Signieraktionen können wahlweise sowohl für ein einzelnes Dokument als auch für mehrere Dokumente ausgeführt werden, die im Explorer oder in einer Ergebnisliste markiert sind. Eine spezielle Option der windream-Signature-Lösung ermöglicht es Anwendern dadurch beispielsweise, eine beliebige Anzahl an Dokumenten in einem einzigen Arbeitsschritt zu unterschreiben, Signaturen zu exportieren oder zu prüfen.

Lückenlose Historie.

Jede Signieraktion wird in der windream-Historie der betreffenden Dokumente eingetragen. Diese Protokollierung gewährleistet eine jederzeitige und lückenlose Kontrolle über alle Signatur vorgänge, die mit windream Signature bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt durchgeführt worden sind. Die Historie enthält unter anderem Informationen über das Datum einer Signier-Aktion sowie die Namen der verantwortlichen Benutzer.

Systemanforderungen.

Zur Signierung ihrer Dokumente benötigen Anwender ein Chipkarten-Lesegerät mit der entsprechenden Software sowie eine passende und gültige Chipkarte. Vorausgesetzt wird ferner eine persönliche Authentifizierung des Anwenders durch eine offizielle Zertifizierungsstelle. Zudem muss die Visual-Basic-6-Runtime-Bibliothek installiert sein.

 

Fazit:

 

 

 




Filesystem Archivierung




Das Windream Archiv




Die Windream Signature




DMS und Archivsystem Module




Das DMS für den Einzelplatzbetrieb


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Komfortabler Dokument-Import


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