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Exchange

Das ständig wachsende Volumen elektronischer Mitteilungen verlangt ein effizientes Informationsmanagement. Mit windream Exchange steht windream- Anwendern eine moderne und äußerst leistungsfähige Software-Lösung zur Verfügung, die eine automatisierte und manuelle Archivierung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers in windream ermöglicht. Das System archiviert sowohl alle Nachrichtentexte als auch die assoziierten Anlagen. Auf der Clientseite werden die Objekte aus Microsoft Outlook vom Exchange Server nach windream verschoben. Dieser Prozess erfolgt nach individuell definierbaren Regeln, die sich mit Hilfe eines Editors schnell und komfortabel erstellen lassen.


Zur automatisierten Archivierung

werden Postfächer und öffentliche Ordner als Quellordner des Microsoft Exchange Servers mit ausgewählten Ziel ordnern des windream-Servers verbunden. 

Individuelle und globale Definition

Benutzer können jeden beliebigen Exchange-Ordner, also Postfächer, auf die sie gemäß ihrem Microsoft- Outlook-Profil zugreifen können, mit jedem beliebigen windream-Ordner verbinden. Zudem kann festgelegt werden, ob die Archivierung der Nachrichten auch rekursiv, das heißt für alle Unterordner eines Exchange-Ordners, durchgeführt werden soll. Voraussetzung für die Archivierung in windream ist immer, dass der Anwender über die entsprechenden Zugriffsrechte auf die jeweiligen windream-Ordner verfügt. Mit Hilfe von Filtern wie beispielsweise Größe oder Datum der Nachrichten können Anwender bestimmen, welche Objekte aus einem Postfach zu archivieren sind. Bestimmte Exchange-Ordner aus den benutzerspezifischen Postfächern werden mit einem beliebigen windream-Ordner als Zielordner verbunden. windream Exchange legt in dem eingestellten Zielordner automatisch separate Verzeichnisse mit den Benutzernamen an. In diesen Verzeichnissen werden die Objekte aus den einzelnen Benutzer-Postfächern abgelegt. 

Archivierung auch manuell

Die Installation der windream-Exchange-Client-Komponente ermöglicht es windream-Exchange- beziehungsweise Outlook-Anwendern, Objekte auch manuell zu archivieren. Dabei können Anwender zum Beispiel den zu archivierenden Nachrichten Ordner- und Dokumenttypen zuordnen oder das Zielverzeichnis in windream festlegen. Zudem ermöglicht die manuelle Archivierung auch die gleichzeitige Indizierung der Outlook- Objekte. Es können ausgewählte E-Mails eines Postfachs oder alle Objekte eines selektierten Outlook-Ordners manuell archiviert werden. 

Ablage

windream Exchange legt Ordner für die E-Mail-Objekte in windream an. Die windream- Zielverzeichnisse werden bei der Festlegung der Archivierungsaufgaben definiert und konfiguriert. Informationen wie zum Beispiel Absender, Empfänger, Datum oder Betreff einer Nachricht nutzt das System zur Indizierung der Ordner. Der Text der E-Mail und die Anhänge werden als Dateien in diesen Ordnern abgelegt. Die Dateien können wie alle anderen windream-Dokumente auch einzeln mit entsprechenden Dokumenttypen und Indexwerten verknüpft werden.
…und Zugriff
Nach der Ablage in windream greifen Anwender auch weiterhin über die Outlook-E-Mail-Anwendung auf die Objekte zu. Darüber hinaus sind die Objekte auch über windream bearbeitbar und recherchierbar. Während die Nachrichten auf dem Microsoft Exchange Server nach der Archivierung gelöscht werden, generiert windream Exchange auf dem Exchange Server entsprechende Verweise auf die in windream gespeicherten Nachrichten. In den Postfächern des Microsoft-Outlook-E-Mail-Clients sind diese Verweise als Outlook-Objekte sichtbar. Ein Doppelklick auf den Verweis einer E-Mail öffnet die in windream abgelegte Nachricht. Sie kann dann mit den Outlook-Funktionen auf die gleiche Art und Weise bearbeitet werden wie andere, nicht archivierte Outlook-E-Mail-Objekte. Anhand eines entsprechenden Symbols ist erkennbar, dass eine Nachricht bereits in windream archiviert worden ist. In windream abgelegte Nachrichten lassen sich wie jedes andere Dokument indizieren, bearbeiten, archivieren, recherchieren oder löschen. Die Nachrichten und ihre Datei-Eigenschaften wie Indizes, Historie, Rechte, Version, Lebenszyklus und Volltext können eingesehen und bearbeitet werden. Der Zugriff erfolgt dann über den Windows Explorer oder über die Ergebnisliste nach einer durchgeführten Suche. 

Kein unberechtigter Zugriff

Die Zugriffsrechte auf die Exchange-Objekte in windream und auf die windream-Ordner, in denen die Objekte gespeichert sind, werden über die windream- Rechteverwaltung geregelt. So ist sichergestellt, dass die Nachrichten nur für autorisierte Anwender zugänglich sind. Ein unbefugter Zugriff ist ausgeschlossen. 

Komfortabler geht´s nicht

windream Exchange bietet allen windream –Anwendern einen entscheidenden Mehrwert bei der sinnvollen und effektiven Verwaltung ihrer elektronischen Nachrichten. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist dabei auch die deutliche Entlastung des Mailservers. Hinzu kommen die umfangreichen, aber leicht anzuwendenden windream-ECM-Funktionen, mit denen sich die Nachrichten nicht nur wesentlich komfortabler bearbeiten und verwalten lassen als auf dem Exchange-Server. Auch die gezielte Suche nach E-Mails wird mit windream Exchange zum Kinderspiel. Last not least ermöglicht windream eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen in vollem Umfang erfüllt. 

 

Fazit:

 

 

 




Filesystem Archivierung




Das Windream Archiv




Exchange




DMS und Archivsystem Module




Das DMS für den Einzelplatzbetrieb


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Komfortabler Dokument-Import


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