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Archiv

Die effektive Archivierung schnell wachsender elektronischer Datenbestände wird zukünftig einen immer höheren Stellenwert bei der rationellen Abwicklung von Geschäftsprozessen in Unternehmen einnehmen. Nach Berechnungen international anerkannter Analysten hat allein die E-Mail-Kommunikation in den letzten Jahren explosionsartig zugenommen. Diese Informationen und alle weiteren Dokumente müssen – zumindest wenn sie im Sinne der neuen gesetzlichen Richtlinien geschäftlich relevant sind – sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein.

So gilt beispielsweise für E-Mails in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, elektronische Rechnungen sind sogar mindestens zehn Jahre aufzuheben. Nicht nur aus diesem Grund werden sichere und leistungsfähige Systeme zur digitalen Archivierung immer stärker nachgefragt. 

Warum Langzeitarchivierung?

Seitdem die gesetzlichen Anforderungen die elektronische Speicherung von Informationen unter anderem in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) oder in den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) formuliert worden sind, ist das Thema „elektronische Langzeitarchivierung“ zunehmend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Interesses gerückt. Doch die Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen ist nicht allein entscheidend den effektiven Einsatz elektronischer Archive. Weitere wichtige, durchaus auch technische Argumente sind anzuführen, die für die rigorose Ablösung traditioneller papiergebundener Archive sprechen, zum Beispiel:
Þ        Um ein Vielfaches schnellere Informationsrecherche und blitzschneller Zugriff auf Dokumente;
Þ        nur wenig Platzbedarf trotz stetig wachsender Datenmengen
Þ        bequeme Auslagerung der Dokumente auf Medien mit großem Speicher- volumen;
Þ        höchste Datensicherheit durch den Einsatz moderner Archivierungs- und Backup-Technologien 

Warum windream?

Selbstverständlich erfüllt das windream-Langzeitarchiv die genannten Anforderungen. Abgesehen von den allgemeinen Vorteilen unterscheidet sich die Software aber noch durch weitere Features von den meisten auf dem Markt erhältlichen Archiv systemen. Das nahezu unbegrenzte Datenvolumen und die enge Kopplung der Archivsoftware mit dem Enterprise-Content-Management-System windream sind dabei nur einige Aspekte von zahlreichen anderen.

Separat oder integriert.

Das windream Archiv kann sowohl separat als Standalone-Archivlösung als auch in Kombination mit dem ECM-System windream eingesetzt werden. Es kooperiert zudem mit unterschiedlichsten Hardware-Storage-Technologien und Speichergeräten wie zum Beispiel Jukeboxen, Einzellaufwerken und Festplattensystemen. Unabhängig davon, welche spezifischen Archivierungsstrategien Unternehmen verfolgen und welche Hardware sie favorisieren: Die universelle Verwendbarkeit des ECM-Systems windream bleibt davon völlig unberührt.

Schnittstellen und Technologien.

Als Hardware-Schnittstellen für Einzellaufwerke werden sowohl SCSI und USB als auch IDE und IEEE1394 (Firewire beziehungsweise iLink) unterstützt. Ob Jukeboxen mit optischen Medien, RAID-Systeme im HDD-Verbund, NAS, SAN, iSCSI, EMC Centera oder onDemand von IBM – windream-Archiv-Anwender haben bei der Wahl eines geeigneten Subsystems immer absolute Entscheidungsfreiheit. Und mit der windream-Administrationsanwendung können autorisierte Systemverwalter jedes Speichersystem, das in ihrem Unternehmen eingesetzt wird, schnell und unkompliziert mit dem windream-ECM-System verbinden.

Archivierung auch parallel.

Sogar die parallele Archivierung der Dokumente in unterschiedlichen Archivsystemen wird unterstützt. windream kooperiert problemlos auch mit komplexen, heterogenen Speicherumgebungen.

 

Abb.: Lebenszyklus eines im windream-DMS gespeicherten Dokuments
 
Document Lifecycle Management mit der windream Lebenszyklus-Verwaltung
Das im windream-DMS integrierte Modul zur Lebenszyklus-Verwaltung ermöglicht es Anwendern, den Lebenszyklus von Dokumenten anhand individueller Regeln festzulegen und dadurch zu automatisieren. Die Regeln legen die Entwicklung eines Dokuments von seiner erstmaligen Erstellung bis zum endgültigen Löschen aus dem Archiv fest. Der Zyklus bestimmt, wie lange ein Dokument bearbeitet werden kann, wann es archiviert wird, wie lange es archiviert bleibt und wann es endgültig aus dem System entfernt wird.

Nahtlose Interaktion.

In Verbindung mit dem windream Archiv kann das ECM-System um eine äußerst leistungsfähige Langzeit-Archivierungslösung erweitert werden. Obwohl das System sowohl mit optionaler Jukebox- beziehungsweise Einzellaufwerk-Anbindung als auch im Verbund mit anderen komplexen Hardware-Konstellationen einsetzbar ist, lassen sich alle Archivierungsfunktionen auch ohne externe Speichergeräte vollständig nutzen. Dies bedeutet, dass Dokumente beispielsweise auch in einem festgelegten Archivbereich auf einer internen Festplatte dauerhaft abgelegt werden können. Die nahtlose Integration des Langzeitarchivs in das ECM-System windream gewährleistet eine optimale Interaktion beider Software-Systeme.Ein entscheidender Vorteil für Anwender: Die Sicht auf Dokumente ist immer einheitlich und transparent. Archivierte Informationen lassen sich jederzeit bequem über den Windows Explorer abrufen und lesen

Langzeitarchivierung mit einfacher Konfiguration.

Der Archivserver stellt Benutzern eine eigene, vom ECM-System unabhängige Administrationsoberfläche zur Verfügung. Über die windream ObjectStore Management Console (WOMC) lässt sich das Archiv komfortabel und einfach administrieren und konfigurieren. Die WOMC ist als Snap-in-Modul für die Microsoft Management Console konzipiert. Systemverwalter können mit der WOMC auch mehrere Archive parallel administrieren.

E-Mail-Benachrichtigung und Hardware-Erkennung.

Die Archivsoftware ermöglicht den automatisierten Versand von E-Mail-Benachrichtigungen bei Eintritt bestimmter Ereignisse – zum Beispiel, wenn Speichermedien in einer Jukebox ausgetauscht werden müssen. Durch die neue automatische Hardware-Erkennung des Archivs unter Windows wird die Implementierung von Speichergeräten wesentlich vereinfacht.

Datenkompression.

Daten lassen sich in komprimierter Form abspeichern und an einen Client-Rechner schicken. Dabei kann die Komprimierung sowohl auf dem Archivserver als auch auf einem Client vorgenommen werden.

SSL-Verschlüsselung.

Bei der Nutzung nicht sicherer Kanäle wie zum Beispiel bei der Datenübertragung verschlüsselt das windream Archiv Daten nach der SSL-Methode. Darüber hinaus wird jedes Dokument transaktionssicher abgelegt.


Abb.: Die windream ObjectStore Management Console (WOMC)

Revisionssicherheit durch Prüfsummen und digitale Zeitstempel.

Die Prüfsummen, die mit dem Dokument im Archiv abgelegt sind, beweisen die Vollständigkeit und die Integrität der Dokumente. Weitere Möglichkeiten zum Nachweis der Vollständigkeit von Archiv und Dokumenten bietet die Methode der digitalen Zeitstempel. Hierbei werden Checksummen von Journaldateien mit einem digitalen Zeitstempel versehen. Die Überprüfung von einzelnen Daten, eines Datenbestandes oder sogar des gesamten Archivs auf Integrität wird durch ein Zertifikat angezeigt, welches die Echtheit belegt. Ein erfolgtes Löschen oder ein unerlaubtes Ändern von Daten wird hierdurch angezeigt.

Fazit:

 

 

 




Filesystem Archivierung




Das Windream Archiv




DMS und Archivsystem Module




Information Lifecyclemanagement




Das DMS für den Einzelplatzbetrieb


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Leistungsfähiges Content Addressed Storage System




Komfortabler Dokument-Import


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