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DMS und Archiv SBX/SBE/BE Module

windream ist das einzige Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) weltweit, das vollständig in das Betriebssystem integriert wurde. Das ECM-System zeichnet sich durch intuitive Bedienung aus. Es benötigt keine Benutzeroberfläche.Die patentierte VFS-Technologie, auf der windream basiert, stellt das ECM-System als Netzwerk-Laufwerk im Windows Explorer dar. VFS steht für Virtual File System (virtuelles Dateisystem). Das virtuelle Dateisystem ermöglicht die Erfassung von Dokumenten im ECM-System über den „Speichern“-Befehl der Anwendungen und über die Funktionen des Windows Explorers.


Windream
unterstützt die Dateiformate aller Programme. Alle üblichen Befehle für Datei- Operationen bleiben in windream vollständig erhalten. So lassen sich Dokumente wie gewohnt sowohl per Drag-and-Drop als auch über die entsprechenden Menübefehle des Explorers verschieben, kopieren oder löschen. Auch alle Dokumentverknüpfungen auf der Basis von OLE kooperieren nahtlos mit dem ECM-System.
 
Produktvarianten.
indream wird in drei unterschiedlichen Produktausprägungen angeboten:
•• Die Standard Business Edition (SBE) ist speziell für die Anforderungen kleinerer und mittelständischer Unternehmen konzipiert.
•• Die Standard Business Extension (SBX) wendet sich an die gleiche Zielgruppe, erweitert die SBE-Version jedoch um zusätzliche Funktionen.
•• Die Business Edition (BE) richtet sich vornehmlich an die Anforderungen von Großunternehmen.
 
Standard Business Edition (SBE)
Die Standard Business Edition ist die Basisversion des ECM-Systems.
 
Erfassen und indizieren.
Dokumente können aus beliebigen Anwendungen erfasst werden. Um die Dokumente im ECM-System zu speichern, wählt der Benutzer über den Menübefehl „Speichern unter“ ein Zielverzeichnis des windream-Laufwerks. Im windream-ECM-System wird jedes Dokument durch einen Objekttyp beschrieben. Ein Objekttyp klassifiziert Dokumente und Ordner innerhalb des ECM-Systems anhand ihrer speziellen Eigenschaften. Daran ist die Vergabe von Indexkriterien geknüpft, die eine geordnete Ablage und somit ein schnelles Wiederauffinden von Dokumenten und Ordnern gewährleistet. windream unterstützt sogar eine komplette Indizierung der Dokumente über die Windows-Zwischenablage. Dabei werden markierte Textbereiche eines Dokuments einem Indexfeld mit Hilfe eines Auswahlmenüs zugewiesen.
 
Indizierung.
Neben der synchronen Indizierung, bei der die Eingabe von Indexkriterien während der Erfassung erfolgt, kann die Indizierung auch asynchron erfolgen. Sie wird dann auf einen späteren Zeitpunkt verlagert. Somit kann eine Vielzahl von Dokumenten zunächst ohne Unterbrechung des Speicherungsprozesses im ECM-System erfasst werden.
 
Dokumente recherchieren.
Abgesehen von der Möglichkeit, Dokumente durch Blättern in der windream-Verzeichnisstruktur zu finden, stellt windream weitere leistungsfähige Recherchefunktionen zur Verfügung. Alle windream-spezifischen Suchmethoden werden über den „Suchen“-Befehl aus dem Windows-Startmenü aktiviert.
 
Schnellsuche.
Die Schnellsuche ermöglicht eine Recherche anhand eines einzigen Suchbegriffs. Anwender können die Suche auf eine Gruppe möglicher Autoren (Erfasser), auf einen Objekttyp oder auf einen Zeitraum beschränken.
 
Indexsuche.
Indexwerte werden bequem aus Auswahllisten mit logischen Operatoren zu einer komplexen Suchabfrage zusammengefasst. Die Zusammenstellung der Suchkriterien erfolgt zum Beispiel auf der Grundlage eines Objekttyps, auf Basis häufig verwendeter Indizes oder anhand von Datums- und Zeitangaben. Die Indexsuche gestattet auch eine Suche über mehrere Objekttypen.
 
Objekttypsuche.
Bei der Auswahl eines Objekttyps wird eine Recherche anhand der Eigenschaften des gewählten Typs durchgeführt. Der Eingabedialog ist dabei identisch mit der Indizierungsmaske und dient zur Recherche von Dokumenten, die dem ausgewählten Objekttyp im ECM-System zugeordnet wurden.
 
Volltextsuche.
In der Schnellsuche und der Indexsuche können Dokumente zusätzlich auch nach Textinhalten durchsucht werden.
 
Suchprofile.
Anwender können bereits erstellte Suchabfragen als Profile speichern und wieder verwenden. Gespeicherte Profile können darüber hinaus zum Beispiel per E-Mail an andere Benutzer weitergegeben werden. Die erneute Eingabe komplexer Suchkriterien wird dadurch überflüssig.
 
Ergebnislisten.
windream zeigt alle Dokumente, die mit den Suchkriterien übereinstimmen, in übersichtlichen Ergebnislisten an. Ergebnisse einer durchgeführten Suche können gespeichert und wieder verwendet werden. Die Spaltenansicht der Listen ist über einen Auswahldialog individuell konfigurierbar.
 
Dokumenteigenschaften im Überblick.
Die Anzeige der Datei-Eigenschaften, die Windows zu jedem Objekt bereitstellt, wird durch windream um mehrere Registerkarten erweitert.
 
Index.
Zeigt die Indexinformationen eines markierten Dokuments in den Feldern der entsprechenden Registerkarte an. Das Layout und die Eingabefelder der Registerkarte werden in der Administrationsanwendung „windream Management Console“ erstellt.
 
Volltext.
Der Textinhalt eines Dokuments wird auf dieser Registerkarte dargestellt. windream extrahiert den Volltext aus Dokumenten automatisch. Es ist ebenfalls möglich, weiteren Volltext zu einem Dokument als manuellen Volltext zu erfassen. Dieser Text wird nicht von windream generiert, sondern manuell eingegeben.
 
Version.
Auf dieser Registerkarte zeigt windream alle Vorversionen eines markierten Dokuments einschließlich Datum und Zeit der Erstellung an. Eine Vorversion lässt sich mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag der Registerkarte sofort öffnen.
 
Historie.
Die Historie listet in chronologischer Reihenfolge alle Aktionen auf, die mit einem markierten Dokument bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt durchgeführt worden sind. Dies sind zum Beispiel Daten zum Erstellungs- und
Änderungszeitpunkt eines Dokuments oder zur Erstellung einer neuen Version.
 
Rechte.
Zugriffsrechte schützen das Dokument vor unbefugtem Zugriff. Die Zugriffsrechte
der windream-Benutzer und -Gruppen können hier zu einem ausgewählten Dokument eingesehen und gegebenenfalls modifiziert werden. Nur autorisierten Benutzern und Gruppen ist es gestattet, die Rechte zu ändern.
 
Lebenszyklus.
In der Standard Business Extension von windream zeigt diese Registerkarte den festgelegten Lebenszyklus eines Dokuments an. Die Registerkarte enthält alle relevanten Informationen zum Lebenszyklus und bildet die wichtigen Daten zusätzlich auf einem grafischen Zeitstrahl ab. Berechtigte Anwender können hier dokumentbezogene Änderungen an den Bearbeitungs- und Archivierungszeiträumen vornehmen, die als Lebenszyklusregeln definiert sind. Zusätzlich zu den beschriebenen Registerkarten zeigen auch die windream- spezifischen Spalten in der Explorer-Listenansicht häufig benötigte Dokumentattribute an. Die Anzeige der einzelnen Spalten ist frei konfigurierbar.

Zusätzlich zu den beschriebenen Registerkarten zeigen auch die windream- spezifischen Spalten in der Explorer-Listenansicht häufig benötigte Dokumentattribute an. Die Anzeige der einzelnen Spalten ist frei konfigurierbar.

Standard Business Extension (SBX)

Die Standard Business Extension ergänzt die Standard Business Edition um weitere Funktionen:

Lebenszyklus

Dokumente sind innerhalb einer Geschäftsumgebung in Bearbeitungsprozesse integriert und unterliegen dadurch einem Lebenszyklus, der sich in einen Bearbeitungs- und in einen Archivierungszeitraum unterteilen lässt. Auf der Basis des zugewiesenen Dokumenttyps wird die Archivierung der Dokumente nach definierten Regeln automatisch vorgenommen. Die Lebenszyklusverwaltung berücksichtigt aber auch das manuelle Archivieren sowie das endgültige Löschen am Ende einer Archivierungsperiode. Die Lebenszyklusverwaltung lässt sich in Kooperation mit dem windream Archiv für die langfristige Speicherung auch umfangreicher Datenbestände in unterschiedlichsten Storage-Systemen nutzen.

Fazit:

Abhängig von dem jeweils zugeordneten Dokumenttyp erfolgt die Archivierung nach folgenden Kriterien:Sofort: Neue Dokumente

•• werden sofort nach der Indizierung in das Archiv verschoben.
•• Zeitgesteuert nach Lebenszyklus-Regel: Auf Basis des Erstellungsdatums oder des Änderungsdatums werden Bearbeitungszeiträume in Tagen, Monaten und Jahren festgelegt.
•• Manuell: Gelegentlich erfordern Arbeitsprozesse eine Änderung bestehender Lebenszyklus- Regeln. Die manuelle Archivierung und die dokumentbezogene Veränderung definierter Zeiträume ist jederzeit möglich, erfordert aber eine explizite Einstellung in der windream Management Console. Nur Administratoren, die Zugriff auf die Management Console haben, können diese Funktionen freischalten. Archivierte Dokumente bleiben bis zum Löschzeitpunkt über die üblichen windream-Mechanismen recherchierbar.
 
Check-out/Check-in.

Falls in windream gespeicherte Dokumente über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden müssen, so exportiert der Anwender die gewünschten Dokumente über einen Check-out-Prozess. Den anderen Anwendern gestattet windream zwischenzeitlich nur, diese Dokumente zu lesen. Mit dem korrespondierenden Check-in-Prozess werden die zuvor bearbeiteten Dokumente wieder im ECM-System gespeichert. In einem Arbeitsgang können mehrere Dokumente auch im Rückgriff auf Unterordner aus- und eingecheckt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, einen bereits durchgeführten Check-out-Prozess über die „Undo“-Funktion zu widerrufen.

Business Edition (BE)
Die windream Business Edition ist speziell auf die Anforderungen großer Unternehmen ausgerichtet.
 
Unbeschränkte Anzahl an Benutzern und Gruppen.
Die BE-Version lässt sich als performante Ausbaustufe in Unternehmen einsetzen, die unter Anderemeine unbeschränkte Anzahl von Benutzern und Gruppen in einer komplexen Umgebung unterstützen wollen. Die Gruppenzuordnung aller Benutzer basiert auf der bestehenden Benutzerverwaltung des Betriebssystems.7
 
Erweitertes Rechtekonzept.
Zugriffsrechte auf Dokumente können für einzelne Benutzer und Gruppen vergeben werden. windream BE erlaubt eine Zugriffsverwaltung bis auf die Ebene eines einzelnen Dokuments. Weiterhin lassen sich separate Rechte für Dokumente und Eigenschaften sowie für Ordner und Dokumente zuweisen. Das erweiterte Rechtekonzept sieht ferner eine Rechtevergabe zur Bearbeitung von Objekttypen, Auswahllisten, Kontextmenüs, Attributen und Objektspeichern vor.
 
Individuelle Kontextmenüs.
Die Kontextmenüs der Clients sind serverseitig individuell konfigurierbar. Im Gegensatz zur SBE-/SBX-Version sind die für Benutzer (un)sichtbaren Kontextmenü-Befehle rechteabhängig. Die Rechte werden von Administratoren vergeben.
 
Abonnements für Dokumente und Ordner.
Anwender können Dokumente und Ordner abonnieren sowie Objekte individuell auswählen, um sich bei Ereignissen automatisch über Änderungen informieren zu lassen. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Auf diesem Weg ist es beispielsweise möglich, einzelne windream-Benutzer oder -Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Objekte auf dem Laufenden zu halten, zum Beispiel wenn Dokumente oder die mit den Objekten verknüpften Indizes bearbeitet wurden. Auch eine Änderung der Rechte wird protokolliert und den Abonnenten per E-Mail mitgeteilt.
 
Mehrere Index-Registerkarten.
Die windream Business Edition ermöglicht es Anwendern, die Indexfelder gespeicherter Dokumente bei Bedarf auf mehrere Registerkarten zu verteilen. Dadurch lassen sich wesentlich umfangreichere Indexmerkmale erfassen als in der SBE- und SBX-Version. Zudem ermöglicht diese Option auch eine deutlich bessere Übersicht über alle ECM-spezifischen Dokument-Attribute.
 
SBE, SBX und BE: Gemeinsame Funktionen.
Spezifische windream-Funktionen sind in allen drei Produktausprägungen verfügbar. Neben den zusätzlichen Registerkarten, die die Datei-Eigenschaften abbilden, zählen dazu vorrangig das erweiterte Explorer-Kontextmenü und die windream Management Console zur effizienten Systemadministration.
 
Datenaustausch.
Der Export von Dokumenten mit den entsprechenden Indexinformationen erfolgt über das Kontextmenü. windream exportiert Dokumente inklusive Indexdaten im HTMLund im XML-Format. Auf die gleiche Art lassen sich auch vollständige Dokumenttypen oder Auswahllisten im- und exportieren oder zwischen verschiedenen windream-Systemen austauschen.
 
Dokumente in Bearbeitung nehmen.
Nimmt ein Anwender Dokumente in Bearbeitung, so kann er die dazu ausgewählten Dateien für die Dauer der Bearbeitung sperren. Im Gegensatz zur Check-in- beziehungsweise Check-out-Funktion werden die Dokumente jedoch direkt im ECM-System bearbeitet und nicht als lokale Kopie abgelegt.
Kontextmenü.
Das windream-Kontextmenü enthält ECM-spezifische Befehle, mit denen die nachfolgend genannten Funktionen ausgeführt werden. Die Befehle gelten für alle markierten Dokumente in der Explorer-Ansicht:
•• Neue Version erstellen;
•• Löschen von Dokumenten inklusive Vorversionen;
•• Check-out, Check-in und Undo-Check-out von Dokumenten und Ordnern inklusive Indexdaten
in HTML- oder XML-Format (nur SBX und BE);
•• Import und Export von mehreren Dokumenten in einem Arbeitsgang;
•• Dokumente in Bearbeitung nehmen/Bearbeitung beenden;
•• Das sofortige Archivieren gestattet eine vom Lebenszyklus abweichende Ad-hoc-Archivierung (nur SBX und BE);
•• Neue Regeln für Dokumente übernehmen, wenn Änderungen am Lebenszyklus vorgenommen wurden (nur SBX und BE);
•• Indexdaten auf einer HTML-Seite anzeigen;
•• DocView zur Dokumentvorschau (optionales Modul);
•• Individuelle Erweiterungen (zum Beispiel über Skripte);
•• Abonnieren (nur BE).

Die integrierte Reportfunktion zeichnet alle Aktionen, die über das Kontextmenü durchgeführt werden, in einer separaten Protokolldatei auf.

windream Management Console (WMC).
Die windream Management Console bietet effektive Methoden zur Verwaltung der Systemeinstellungen und der Objekttypen des ECM-Systems. Die Anwendung erfordert weder tief greifende Datenbankkenntnisse noch umfangreiche Erfahrungen mit Programmierwerkzeugen. Die WMC ist ein „Snap-in“-Modul der bekannten Microsoft Management Console. Die WMC dient primär als Werkzeug zur Erstellung und Verwaltung der Objekttypen und Indizes. Mit dem integrierten Layout-Editor und dessen Werkzeugpalette arrangiert und beschreibt ein Systemverwalter die Datenfelder zur Eingabe der Indexkriterien für Dokumente. Zu jedem Objekttyp können zusätzlich Skripte (Java, VB) hinterlegt werden, die ereignisgesteuert ablaufen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Indizierungsprozesse automatisieren. Weitere Werkzeuge der windream Management Console ermöglichen eine effiziente Verwaltung der Benutzer und Gruppen, die mit windream arbeiten. Dies schließt auch den Import von Benutzer- und Gruppenkonten aus der Betriebssystemumgebung ein. Bereits existierende Objekttypen aus anderen windream-Systemen lassen sich mit der WMC importieren. In umgekehrter Richtung können auch Objekttypen exportiert und in andere windream-Systeme übernommen werden.
 
Die windream Management Extension (WMX).
In der windream Management Extension können Datei-Operationen direkt aus dem windream-ECM-Browser ausgeführt werden. Dies ermöglicht den Zugriff auf alle Objekte im ECM-System direkt aus der windream Management Console. In der windream Management Extension lassen sich außerdem aktuelle Daten einer windream-Umgebung abfragen und in Form einer Grafik ausgeben. Zu diesem Zweck ist das Windows-spezifische System-Monitor-Programm um windream-spezifische Funktionen erweitert worden, über die der aktuelle Status eines windream-Systems abgefragt werden kann, zum Beispiel die Anzahl der momentan verbundenen Arbeitsstationen sowie die Anzahl der offenen und genutzten Datenbank-Verbindungen.
 
Leistungsdaten Erfassungsfunktionen.
•• Speicherung von Dokumenten im ECM-System durch den „Speichern“ - Menü befehl aus allen Windows-Programmen;
•• Verwaltung beliebiger Dateien;
•• Importieren von Dokumenten durch Drag-and-Drop;
•• Importieren von Altdaten.
 
Indizierungsfunktionen.
•• Objekttypbezogene Beschreibung der Dokumenteigenschaften;
•• Synchrone und asynchrone (nachträgliche) Indizierung;
•• Volltextgenerierung;
•• Hierarchische Ablagestrukturen;
•• Informative Dokumenthistorien.
 
Archivierungsfunktionen.
•• Archivieren im Ablagesystem des Servers;
•• Lebenszyklusverwaltung mit Definition von Bearbeitungs- und Archivierungszeiträumen;
•• Unterstützung aller marktüblichen Storage-Systeme (optional);
•• Flexibles Archivkonzept;
•• Ausfallsicherheit durch Spiegelarchivserver;
•• Intelligentes, hierarchisches Speichermanagement;
•• Zertifikate zum Vollständigkeitsnachweis für Dokumente und Gesamtarchiv (optionales Modul);
•• Transaktionssichere Übertragung mit Konsistenzprüfung.
 
Recherchefunktionen.
•• Suche über das Windows-Startmenü;
•• Wiederverwendbare Suchabfragen durch Speicherung von Profilen;••
Schnellsuche, Indexsuche;
•• Volltextsuche;
•• Objekttypsuche (Dokumente und Ordner);
•• Blättern in Ordnern des Windows Explorers;
•• Flexible Auflistung der Suchergebnisse.
 
Bearbeitungsfunktionen.
•• Automatisches Starten des Programms, mit dem ein Dokument erstellt wurde;
•• Rechtezuweisung und Änderung;
•• Flexible Versionierung;
•• Check-out/Check-in von Dokumenten;
•• Export und Import von Dokumenten;
•• Export von Indexdaten im HTML- oder XML-Format.
 
Administrationsfunktionen.
•• Komfortables Verwalten von Benutzer- und Gruppenkonten mit der WMC;
•• Verwaltung der Zugriffsrechte;
•• Erstellung und Gestaltung von Objekttypen;
•• Lebenszyklusverwaltung.
 
Erweiterungsfunktionen.
•• Skriptanbindung: Windows Scripting Host;
•• Schnittstellen/Standards: ActiveX-Controls, COM/DCOM, OLE-DB/ADO, XML, HTML.
 
Sicherheitsfunktionen.
•• Hohe Datensicherheit;
•• Revisionssichere Archivierung;
•• Hohe Dokumentsicherheit durch Vergabe flexibler Zugriffsrechte;
•• Windows-Anmeldung wird zur windream-Anmeldung verwendet;
•• Unterstützung des „Single Sign-on“-Prinzips.



Filesystem Archivierung




Das Windream Archiv




DMS und Archivsystem Module




Das DMS für den Einzelplatzbetrieb


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Komfortabler Dokument-Import


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